POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE SOLAZ CENTRO DE ENTRENAMIENTO SENIOR S.A.S.

CAPITULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto. El título primero de la presente Política de Tratamiento de la Información (en adelante la “Política”) regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que SOLAZ CENTRO DE ENTRENAMIENTO SENIOR S.A.S. (en adelante LA EMPRESA) reciba de los TITULARES DE DATOS por cualquier medio legítimo; de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Artículo 2. Definiciones. Para efectos de comprender el ámbito y aplicación de la presente política de tratamiento de bases de datos se entenderán los siguientes términos:

         a)   LA EMPRESA: Es el responsable de realizar el tratamiento de los datos que logre recaudar en el ejercicio de su objeto social.

        b) TITULARES: Los TITULARES son aquellas personas naturales o jurídicas titulares de los derechos de habeas data a lo que LA EMPRESA tiene incorporados en su base de datos.

        c)   USUARIOS: Se denominaran usuarios, a aquellos titulares con quienes la empresa presta servicios que se derivan de su objeto social.

       d)   CONSENTIMIENTO: El consentimiento es la manifestación previa, libre y expresa que emite EL TITULAR a LA EMPRESA con el fin de que ésta pueda tratar su información. El consentimiento también expresa la conciencia de los efectos que produce la autorización.

          f) TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: al autorizar el tratamiento de la información, EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN autorizan a LA EMPRESA a consultar en las centrales de riesgo el dato financiero, crediticio y/o comercial, que a su nombre reposa en estas, de acuerdo con la ley 1266 de 2008, a incorporar los datos a su base de datos para,  administrarlos de tal manera que se cumpla con la finalidad establecida en el artículo 9 de la presente política de tratamiento, legitimada para tal efecto, incluyendo las facultades de usar, procesar y compartir la información con sus ALIADOS COMERCIALES.

De igual manera, con la firma de la autorización, aquel TITULAR que adquiera la calidad de CLIENTE, autoriza a ser consultado y reportado positiva o negativamente en las centrales de operación de administración de datos financieros, regulada en la ley 1266 de 2008. 

          g) AUTORIZACIÓN PREVIA: Para todos los efectos legales el consentimiento se emite antes de que el dato suministrado por EL TITULAR, sea incorporado a la base de datos.  

           h) ALIADOS COMERCIALES: Son aquellas personas naturales o jurídicas tales como CONTRATISTAS, PROVEEDORES y EMPLEADOS, que tienen alguna relación contractual con LA EMPRESA a quien en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, se le compartan datos personales de los TITULARES con el fin de facilitar el objeto social de LA EMPRESA, cumplir con la finalidad definida en el artículo …

        i)    DATOS PERSONALES: Son aquellos datos públicos, privados o semiprivados contenidos en la base de datos suministrada por los TITULARES a LA EMPRESA.

          j) DATOS PÚBLICOS: Son los datos considerados como tal por la misma ley o que son abiertamente disponibles al público, tales como los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, etc.

          k)    DATOS SEMIPRIVADOS: Aquel dato que no es privado pero que requiere de los requisitos establecidos por la Ley 1266 de 2008 para ponerse a circular, tales como el dato financiero o crediticio.

           l)     DATOS SENSIBLES: son aquellos datos que aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,m) DATOS PRIVADOS: Son aquellos datos que no son ni públicos ni semiprivados, pertenecen exclusivamente a la persona.

          n) FORMULARIO DE REGISTRO DE DATOS PERSONALES: Es aquel formulario, que por cualquier medio, llena EL TITULAR de los datos personales y entrega a LA EMPRESA para que esta custodie y trate de acuerdo con sus políticas de tratamientos de datos.

        o) CONTRATISTAS: Son aquellos TTULARES que se vinculan a LA EMPRESA mediante relación contractual de naturaleza comercial o civil, los datos que se recauden de estas personas se incorporarán a una base de datos denominada contratistas.

          p)   PROVEEDORES: Son aquellas TITULARES que proveen a LA EMPRESA de materia prima para que LA EMPRESA pueda desarrollar su objeto social, los datos recaudados de estas personas se registrarán en la base de datos de los contratistas.

          q)   EMPLEADOS: Son aquellos TITULARES sobre quienes versa una relación laboral.

        r)     ASPIRANTES: Son aquellos TITULARES sobre quienes aplicaron para un proceso de selección en LA EMPRESA y no cumplieron con los requisitos para acceder.

CAPÍTULO SEGUNDO.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Artículo 3. Derechos. EL TITULAR o cualquier persona que tenga el convencimiento de que LA EMPRESA tienes sus datos relacionados en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES O  REPRESENTANTES LEGALES adicional a los derechos contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 tendrán los siguientes derechos:

       a)   TODA PERSONA tiene derecho a confirmar la existencia e inexistencia de los datos personales que fueron incorporados en la base de datos de LA EMPRESA para

       b)   EL TITULAR, sus CAUSAHABIENTES O REPRESENTANTES LEGALES, tienen derecho de conocer, actualizar y rectificar de manera gratuita los datos personales que se encuentren incorporados en la base de datos de LA EMPRESA por lo menos una vez en el mes.

       c)   Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para custodiar y tratar sus datos, excepto cuando no se requiere tal autorización.

       d)   Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.

       e)   Revocar expresamente y en cualquier tiempo, la autorización para el tratamiento de sus datos.

       f)     Suprimir el dato cuando a ello haya lugar.

Artículo 4. Deber especial del TITULAR. Es deber del TITULAR del dato mantener actualizada la información para optimizar el beneficio que puede recibir de la compañía.

Artículo 5. Separación de base de datos. LA EMPRESA, tendrá las siguientes bases de datos:

     a)   Base de datos de Usuarios.

     b)   Base de datos de Contratistas y proveedores.

     c)   Base de datos de Empleados.

LA EMPRESA, dada la naturaleza del servicio que presta; recolectará datos sensibles de los usuarios; por lo tanto, para hacerles el debido tratamiento LA EMPRESA deberá solicitar su autorización expresa.

Artículo 6. Permanencia del dato. TODOS los datos tendrán una permanencia en la base de datos que se verá dada por los criterios de necesidad y de acuerdo a finalidad en su permanencia; la cual dependerá de la naturaleza de las bases de datos. Adicionalmente podrá LA EMPRESA suprimirlo de manera definitiva, cuando autoridad legal competente así lo haya requerido, cuando EL TITULAR lo solicite y cumpla con los criterios de necesidad y permanencia para suprimir sus datos, cuando estén desactualizados o cuando ya no sea necesaria su permanencia.  

Artículo 7. Finalidad del tratamiento del dato.  El tratamiento de los datos tendrá la siguiente finalidad: Validar la información entregada, dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de la celebración de contratos; cumplir con obligaciones constitucionales, legales y reglamentarias, ejercer el cobro para garantizar el cumplimiento de las obligaciones ((cuando haya lugar y se haya autorizado para ello), garantizar la eficiencia, calidad y garantía del servicio que presta la empresa, establecer un canal para la adecuada comunicación entre LA EMPRESA y LOS TITULARES, hacer investigaciones y análisis de características demográficas y sociales y económicas; Realizar reportes positivos o negativos en las centrales que manejen información crediticia (cuando haya lugar y se haya autorizado para ello); y en general cualquier fin legítimo que permita mantener un adecuado conocimiento y comunicación del TITULAR.

EL USUARIO ha aceptado que durante la duración del contrato y la prestación del servicio se podrán, recolectar, identificar y almacenar datos sensibles, mismos que no serán utilizados para discriminar a los usuarios.  Estos se tratarán con el fin de elaboración de perfiles de riesgo de TODOS LOS USUARIOS DE LA EMPRESA, así como perfiles estadísticos y epidemiológicos que podrán ser compartidos con entidades encargadas de administrar y prestar el servicio público de la seguridad social o entidades particulares que realizan investigaciones académicas, las contrareferencias que se deben compartir entre los demás profesionales de la salud que prestan sus servicios a LA EMPRESA o prestan colaboración académica o profesional y realizar el Reporte de índices de prestación de Servicios que se envía a la Dirección Seccional de Salud.  

Artículo 8. Aliados comerciales. Para lograr la finalidad definida en el artículo 7, LA EMPRESA podrá compartir únicamente los datos personales con sus ALIADOS COMERCIALES, con el objetivo de facilitar el desarrollo de su objeto social, así como facilitar y fortalecer sus relaciones jurídicas con los TITULARES.

LA EMPRESA solo compartirá estos datos con sus aliados comerciales cuando entre ellos medie una relación legal o contractual. Ellos deberán respetar convenios legales para el adecuado almacenamiento, tratamiento y protección de la los datos suministrados. EL ALIADO COMERCIAL se ajustará a esta política de protección de datos y se compromete a usar para fines legítimamente permitidos la información suministrada por la EMPRESA.

Los ALIADOS COMERCIALES están obligados contractualmente a mantener dicha información confidencial y no podrá utilizar esta información para ningún otro fin sino al fin definido en el artículo 7.

LA EMPRESA también podrá transferir sus datos cuando medie orden de autoridad legal pertinente, se trate de casos legítimamente permitidos y que estos aún se encuentren disponibles en la base de datos de acuerdo a lo establecido a los criterios de necesidad y permanencia de cada base de datos.

Artículo 9. Datos de personas con interdicción mental absoluta. LA EMPRESA podrá incorporar datos de personas calificadas con interdicción mental absoluta siempre y cuando sus representantes legales así den la autorización.

Artículo 10. Excepción de responsabilidad. LA EMPRESA se compromete a custodiar la base de datos con todas las exigencias reglamentarias contenidas en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, por lo tanto, LA EMPRESA no se responsabiliza por el ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información.

En el mismo sentido, LA EMPRESA y sus ALIADOS COMERCIALES se comprometen a estudiar con diligencia y cuidado, y previa a la incorporación de los datos de los TITULARES a la base de datos de LA EMPRESA, que los datos suministrados por ellos son ciertos, en consecuencia, LA EMPRESA no se responsabiliza por suplantaciones de identidad, delitos informáticos o manipulaciones indebidas que terceros realicen, por lo tanto, será la autoridad competente quien determine la ocurrencia o no de alguno de éstos ilícitos para proceder a suprimir los datos personales y tomar las acciones legales a que haya lugar.

Artículo 11. Conocimiento, actualización y supresión de datos. LA EMPRESA recibe información de aquellas TITULARES que deciden voluntariamente registrar la información solicitando el consentimiento voluntario, libre, previo y expreso para almacenarla de forma adecuada y segura, así mismo ejercer uso responsable de la misma y finalmente permite que en todo momento y por los medios definidos en el capítulo VI de la presente política de tratamiento LA EMPRESA pueda verificar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o eliminación.

Artículo 12. Autorización para envió de información. EL TITULAR, mediante autorización al momento de incorporar la información en su base de datos, autoriza a LA EMPRESA y a sus ALIADOS COMERCIALES para utilizar la misma en el envío de información necesaria para fortalecer los lazos jurídicos que existen entre ellos, tales como (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos) u otros medios que se pudieren utilizar para el desarrollo de la actividad comercial.

CAPÍTULO TERCERO.

REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PARA USUARIOS.

Artículo 13. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL TITULAR DE LOS DATOS para la base de datos de USUARIOS.  Para el tratamiento de los datos, el TITULAR suscribirá formulario de registro de datos personales, en consecuencia:  

1.   Todo dato consagrado dentro del formulario de registro se entiende diligenciado bajo la gravedad de juramento.

2.    Dentro del formulario de registro de datos se solicitan datos de terceras personas, el TITULAR manifiesta que cuenta con su autorización para relacionarlos dentro de éste.

3.    EL TITULAR manifiesta dentro del formulario de datos su autorización libre, expresa y previa para que LA EMPRESA trate sus datos, según lo establecido en estas políticas. Para todos los efectos legales se entenderá que la autorización previa se otorgó desde antes de la incorporación de los datos personales a la bases de datos; en consecuencia ésta tomará las medidas de precaución necesarias para proteger dichos datos.

4.    El TITULAR relacionará que toda la información por él suministrada en la solicitud de crédito es cierta, y adicionalmente manifestará su consentimiento expreso y libre sobre la consulta previa en las operadores de la información financiera definidas en la ley 1266 de 2008 para consultar sus datos financieros y crediticios (semiprivados.

5.    EL TITULAR, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LA EMPRESA pueda adelantar.

6.    De igual manera el titular deberá manifestar que conocen, han leído y comprendido la presente política de tratamiento de la información y que la aceptan en su totalidad.  

7.    La información suministrada por EL TITULAR de la información, dentro de la solicitud de crédito será digitalizada e incorporada por LA EMPRESA a su base de datos.

8.    LA EMPRESA podrá verificar si el TITULAR cumple con los requisitos exigidos son su política de crédito para aceptar a un TITULAR como CLIENTE. 

9.    En caso que el TITULAR no cumpla con los requisitos para ser CLIENTE de LA EMPRESA, la información que esté incorporada a la base de datos se custodiará en los términos establecidos en los artículos 8,9 y 10 de la presente política de tratamiento. No obstante EL TITULAR en cualquier tiempo puede solicitar la supresión de tales datos.

10. Si el TITULAR cumple con los requisitos y por lo tanto, adquiere la calidad de CLIENTE, el término de permanencia de la información dentro de esas bases de datos respetara lo establecido en las leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 8,9 y 10 de la presente política de tratamiento.

Artículo 14. Autorización para envió de información. EL TITULAR, mediante autorización al momento de incorporar la información en su base de datos, autoriza a LA EMPRESA y a sus ALIADOS COMERCIALES para utilizar la misma en el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos que ofrezca o proporcione LA EMPRESA.

Sin embargo, EL TITULAR podrá cancelar tal autorización enviando comunicación a LA EMPRESA mediante su teléfono …… en Envigado o en el correo electrónico ……. esto no implicará que se dé aplicación al parágrafo primero del artículo

Artículo 15. Necesidad y permanencia del dato. LOS USUARIOS podrán acceder, modificar, actualizar o suprimir la información suministrada en cualquier momento; no obstante, LA EMPRESA de acuerdo al principio de razonabilidad y necesidad, podrá conservar la información que justificó su tratamiento atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad y necesidad del tratamiento del dato y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, LA EMPRESA suprimirá el dato personal que tenga en su custodia.

Parágrafo primero. Si quien solicitare expresamente la revocación de la autorización y/o supresión del dato fuere un CLIENTE con obligaciones pendientes en favor de LA EMPRESA, su decisión se entenderá como causal de terminación de la relación comercial que media o pudiera llegar a mediar entre las partes; por lo tanto, no podrán celebrarse nuevamente contratos entre las partes. En consecuencia, el tratamiento de los datos se suspenderá una vez EL TITULAR se encuentre a PAZ y SALVO con LA EMPRESA y su supresión y eliminación de la bases de datos se hará cuando ya no sea necesario su incorporación, conforme a lo establecido en el presente artículo.

CAPÍTULO CUARTO

REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PARA CONTRATISTAS.

Artículo 16. Registro y tratamiento de la información suministrada por EL TITULAR DE LOS DATOS para la base de datos de EL CONTRATISTA O QUIEN PRENTENDA SERLO.  Para el tratamiento de la información suministrada por EL CONTRATISTA se seguirá con el siguiente procedimiento:

1.    EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, en todo caso, e independiente de si celebra o no un contrato verbal o escrito con LA EMPRESA, diligenciará un formulario de registro de datos para proveedores. Todo el dato que EL CONTRATISTA consagre dentro de tal formato se entiende diligenciado bajo la gravedad de juramento.

2.    EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO acepta expresamente que la diligencia del formulario de registro de datos para proveedores, no implica que LA EMPRESA lo haya aceptado como su contratista o proveedor según sea el caso.

3.    Dentro del formulario de registro de datos se solicitan datos de terceras personas, EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, manifiesta que cuenta con su autorización para relacionarlos dentro de tal formato.

4.    EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO manifiesta dentro del formulario de registro de datos expresa su autorización libre, expresa y previa incorporación de datos en la base de datos para que LA EMPRESA trate sus datos. Para todos los efectos legales se entenderá que la autorización previa se otorgó desde antes de la incorporación de los datos personales a la bases de datos, en consecuencia ésta tomará las medidas de precaución necesarias para proteger dichos datos.

5.    EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LA EMPRESA pueda adelantar.

6.    EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO deberán manifestar que conocen, han leído, comprendido y aceptado la presente política de tratamiento de la información. 

7.    La información suministrada por EL PROVEEDOR o EL CONTRATISTA, o quien PRETENDA SERLO, dentro del formato de proveedores será digitalizada e incorporada por LA EMPRESA a su base de datos, la cual tendrá la finalidad definida en el artículo 7 de la presente política de tratamiento de datos.

8.    En caso que el que pretenda ser CONTRATISTA o PROVEEDOR no cumpla con los requisitos para serlo, la información que este haya incorporado a la base de datos se custodiara en los términos establecidos en la presente política y su permanencia se verá dada por lo establecido en los artículos  7 de la presente política de tratamiento. No obstante QUIEN HAYA PRETENDIDO SER CONTRATISTA O PROVEEDOR en cualquier tiempo puede solicitar la supresión de tales datos.

9.    Si QUIEN HAYA PRETENDIDO SER CONTRATISTA cumple con los requisitos y por lo tanto, adquiere la calidad de CONTRATISTA de LA EMPRESA, el término de permanencia de la información dentro de esa bases de datos respetara lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 25, 26 y 27 de la presente Política de Tratamiento.

Artículo 17. Necesidad y permanencia del dato. LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS podrán acceder, modificar, actualizar o suprimir la información suministrada en cualquier momento; no obstante, LA EMPRESA de acuerdo al principio de razonabilidad y necesidad, podrá conservar la información que justificó su tratamiento atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, tributarios, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad y necesidad del tratamiento del dato y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, LA EMPRESA suprimirá el dato personal que tenga en su custodia. Siempre y cuando hayan pasado un término de diez (10) años contados a partir de la fecha de ejercer el último tratamiento, con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en la celebración de los contratos, especialmente en temas contables, fiscales y tributarios.

CAPÍTULO QUINTO.

REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PARA EMPLEADOS.

Artículo 18. Registro y tratamiento de la información para EL EMPLEADO. Una vez EL TITULAR haya sido admitido como EMPLEADO, Su dato se dirigirá a la base de datos de empleados.

Aquellas personas cuya vinculación ocurrió con anterioridad a la vigencia de la presente política de tratamiento de datos su incorporación y tratamiento de datos personales se realizarán de la siguiente manera:

1.    EL EMPLEADO, deberá diligenciar una Ficha Técnica de Ingreso.

2.    Adicional a la Ficha Técnica de Ingreso, el empleado firmará antes de su ingreso los respectivos formularios de afiliación a todo el Sistema General de Seguridad Social, EL EMPLEADO no podrá ingresar a trabaja sin que sus afiliaciones se encuentren aprobadas.

3.    Si dentro de la afiliación se relacionan e identifican datos sensibles, estos solo se tomarán con fines netamente estadísticos y de identificación de estados de riesgos que en todo caso no afectará su vinculación laboral con LA EMPRESA. 

4.    LA EMPRESA nunca consultará con entidades crediticias y financieras los datos depositados en ellas sobre algunos de los empleados. Así como tampoco incorporará a sus bases de datos este tipo de información. En caso de que LA EMPRESA conozca esta información lo hará en razón a convenios con entidades financieras y crediticias que en todo caso serán ellas quienes consultarán tales datos y enviarán a solicitud de LA EMPRESA la autorización dada por EL EMPLEADO para su consulta. 

5.    EL EMPLEADO, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que LA EMPRESA pueda adelantar, por lo tanto, declara que los datos por él relacionados los diligencia bajo la gravedad de juramento.

6.    EL EMPLEADO deberá manifestar que conoce, ha leído, comprendido y aceptado la presente política de tratamiento de la información. 

7.    La información suministrada por EL EMPLEADO, dentro de su hoja de vida, así como algunos datos que hayan surgido dentro del proceso de selección en caso de llegar a tener la calidad de datos sensibles, el titular deberá autorizar expresamente el respectivo tratamiento de sus datos sensibles antes de su incorporación. De igual manera los datos sensibles sólo serán utilizados para informes estadísticos e históricos, al igual que la finalidad definida en el artículo 40 de la presente política de tratamiento de datos.

8.    El término de permanencia de la información dentro de esta base de datos respetará lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 7 y siguientes de la presente Política de Tratamiento.

Parágrafo primero: En caso que el ASPIRANTE no cumpla con los requisitos para ser EMPLEADO, la información que sobre éste se haya incorporado a la base de datos se custodiará en los términos establecidos en lo definido en la presente política y su finalidad se dará conforme a lo definido en el artículo 7. No obstante, en cualquier tiempo EL ASPIRANTE podrá solicitar la supresión de todos sus datos, tal supresión implicará que éste no vuelva a participar de proceso de selección alguno, a menos que vuelva a solicitar mediante cualquier medio su vinculación.

PARÁGRAFO segundo: LA EMPRESA podrá vincular laboralmente a personas menores de edad, por lo tanto, sus padres  deberán como representantes legales del menor además de certificar que el menor cuenta con la madurez, autonomía y capacidad para afrontar el proceso de selección, deberá autorizar a LA EMPRESA a realizar el tratamiento de sus datos. EN TODO CASO LA EMPRESA RESPECTARÁ LOS DERECHOS Y GARANTIAS FUNDAMENTALES. De igual manera, deberá aportarse concepto favorable del Ministerio del Trabajo, pues de lo contrario y si no se dan todos los supuestos anteriores, el menor no podrá tener relación laboral con LA EMPRESA.

Parágrafo tercero: Si quien hubiese aprobado el proceso de vinculación fuere APRENDIZ, sus datos se incorporarán en la base de datos de EMPLEADOS, sin que eso modifique la naturaleza propia del contrato de aprendizaje definida en la ley 789 de 2002, pues su relacionamiento en tal base de datos se da para facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales para este tipo de contratos la cual consiste en el pago del apoyo de sostenimiento y aportes obligatorios a riesgos laborales y salud, dependiendo si el APRENDIZ se encuentra en fase lectiva o práctica.

Parágrafo cuarto: LA EMPRESA podrá celebrar contratos con Empresas de Servicios Temporales para el suministro de personal de acuerdo a las condiciones definidas en la ley. La empresa de Servicios Temporales, deberá darle cumplimiento a la presente Política de Tratamiento de Datos.

CAPÍTULO VI.

PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS,

RECLAMOS y ACTUALIZACIONES.

Artículo 19. Mecanismo de recepción. El mecanismo mediante el cual EL TITULAR o  cualquier persona que tenga el convencimiento de que LA EMPRESA la tiene relacionada en su base de datos, así como sus CAUSAHABIENTES y/o REPRESENTANTES LEGALES,  podrá presentar su solicitud de  a través de el correo electrónico contacto@solaz.com.co en el domicilio de LA EMPRESA el cual es carrera 35 número 1 – 10.

Cuando EL TITULAR o su representante, presente alguna petición relacionada con lo definido en la presente política, el representante legal dará respuesta a la petición o en su defecto el encargado de la custodia de esa base de datos.

Parágrafo Primero: La línea 4481513. Medellín solo es un medio de información para comunicar el procedimiento contenido en esta política de tratamiento sobre las acciones pertinentes en el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información así como la revocación de la autorización.

Parágrafo segundo: Si quien solicita la información es un causahabiente y/o representante legal, deberá demostrar el parentesco que EL TITULAR tenía respecto a él.

Parágrafo Tercero: En caso que EL TITULAR sean declarados interdictos, deberá enviar certificación o documento que así lo certifique.

Artículo 20. Tramite de la recepción. Una vez EL TITULAR, nos envíen la petición por cualquiera de los medios definidos en el artículo anterior (dirección electrónica, a través de nuestro portal web, en el domicilio legal de LA EMPRESA) se efectuará el siguiente procedimiento.

    1.    Para poder tramitar la solicitud, EL TITULAR, deberá diligenciar dentro de su petición los siguientes datos:

                        a)   Nombre y número de cédula.

                        b)   La descripción de los hechos que dan lugar a la petición,

                        c)   Dirección física para la recepción de notificaciones.

                        d)   Teléfono y número de celular

                        e)   Firma

                        f)    Documentos que allega a la petición y que desea hacer valer.

                       g)   Si tercera persona solicita información deberá adjuntar poder que lo legitime como solicitante.

2.    Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

3.    SI transcurrido dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

4.    Una vez sea recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que dirá “reclamo en trámite” reclamo que deberá mantenerse hasta que éste haya sido decidido.

5.    Una vez efectuado el reclamo cumpla con lo definido en los numerales anteriores, estos serán enviados al respectivo director del departamento, el cual será, director de selección y desarrollo en caso de empleados, director de contabilidad en caso de proveedores y jefe de cartera en caso de USUARIOS.

6.    El envío de la respuesta emitida por LA EMPRESA se hará a la dirección relacionada en la solicitud.

7.    LA EMPRESA responderá a todas las peticiones de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información y también de la revocación de la autorización, que se realicen de manera respetuosa, dentro de un término de 15 días hábiles contados a partir de la recepción de la petición. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se procederá a darle respuesta misma que no podrá superar los 8 días siguientes a su vencimiento.  

8.    Al presentarse los respectivos recursos de reposición y en subsidio apelación, estos serán respondidos dentro de los 10 días siguientes a su presentación, en todo caso, el recurso deberá cumplir los requisitos definidos en el numeral 1 del presente artículo.

CAPITULO VII.

VIGENCIAS Y MODIFICACIONES.

Artículo 20. Modificación. LA EMPRESA se reserva el derecho a modificar esta Política en cualquier momento avisando debidamente a TODOS SUS TITULARES mediante correo electrónico, portal web, prensa, o cualquier medio que se estime conveniente para comunicar el cambio. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los TITULARES desde su publicación en el canal correspondiente.

Artículo 21. Vigencia. La presente política de TRATAMIENTO empezará a regir a partir del 1 de septiembre de 2013.